Typische Ausgangslagen
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wachsen oft auch Umwege. Informationen werden doppelt erfaßt, Rückfragen zwischen Abteilungen verzögern Aufträge, und das Wissen über wichtige Abläufe liegt bei wenigen Personen. Ein typischer Anlaß für eine Prozeßanalyse sind steigende Durchlaufzeiten, wiederkehrende Fehler oder Überlastung einzelner Bereiche, obwohl der Umsatz nicht im gleichen Maß gestiegen ist.
Oft sind es nicht große Fehler, sondern viele kleine Reibungen, die sich summieren: fehlende Vorlagen, unklare Freigaben, Suchzeiten nach Unterlagen oder Rückfragen, weil Informationen nicht an einer Stelle zusammenlaufen.
Prozeßaufnahme und Analyse
Wir nehmen die tatsächlichen Abläufe auf – nicht die, die im Handbuch stehen. Dazu sprechen wir mit den beteiligten Mitarbeitern, sehen uns Belege und Systeme an und stellen den Prozeß vom Auslöser bis zum Ergebnis dar. Dabei werden Medienbrüche, Wartezeiten, Doppelarbeit und unklare Zuständigkeiten sichtbar.
Anschließend bewerten wir, welche Verbesserungen den größten Nutzen im Verhältnis zum Aufwand bringen. Nicht jeder Prozeß muß perfekt sein; entscheidend sind die Abläufe, die Kunden, Kosten und Liquidität unmittelbar betreffen.
Organisation und Zuständigkeiten
Gute Prozesse brauchen eine passende Organisation. Wir prüfen, ob Aufgaben, Verantwortung und Befugnisse zusammenpassen, ob Vertretungen geregelt sind und ob die Führungsspanne angemessen ist. Ergebnis können ein überarbeitetes Organigramm, Stellenbeschreibungen oder schriftliche Arbeitsanweisungen sein, die neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erleichtern.
Digitalisierung und Software-Einführung
Software löst keine ungeklärten Abläufe – sie macht sie nur schneller sichtbar. Deshalb steht bei uns der Prozeß vor der Software. Erst wenn klar ist, wie gearbeitet werden soll, wählen wir mit Ihnen geeignete Lösungen aus, etwa ein CRM (Kundenbeziehungsmanagement-System) oder ein ERP-System (Unternehmenssoftware für Warenwirtschaft, Einkauf und Rechnungswesen).
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines Anforderungskatalogs, beim Vergleich von Anbietern und bei der Planung der Einführung. Dazu gehören Datenübernahme, Schulung der Mitarbeiter und eine Übergangsphase, in der Kinderkrankheiten behoben werden.
- Anforderungen aus den Prozessen ableiten
- Anbieter und Lösungen nachvollziehbar vergleichen
- Einführung in überschaubaren Schritten planen
- Mitarbeiter frühzeitig einbinden und schulen
Häufige Fragen
Wie stark werden unsere Mitarbeiter während der Analyse beansprucht?
Wir planen Gespräche und Prozeßaufnahmen so, daß der laufende Betrieb möglichst wenig gestört wird. Die Erfahrung der Mitarbeiter ist dabei unverzichtbar, weil sie die Abläufe am besten kennen.
Verkaufen Sie bestimmte Software?
Bei der Auswahl beraten wir anbieterneutral nach Ihren Anforderungen. Für Vertriebssteuerung und Außendienst vertreibt die KIRCHNER Finanzgruppe die Software Terminauticus exklusiv in Europa; auf dieses eigene wirtschaftliche Interesse weisen wir offen hin, wenn sie zu Ihrer Aufgabe paßt.
Müssen alle Prozesse auf einmal verändert werden?
Nein. Wir empfehlen eine Reihenfolge nach Nutzen und Dringlichkeit. Schrittweise Veränderungen sind leichter zu steuern und werden von den Mitarbeitern besser angenommen.