Situations de départ typiques
Avec la croissance d'une entreprise, les détours se multiplient souvent aussi. Les informations sont saisies en double, les demandes de précisions entre services retardent les commandes, et le savoir sur les processus importants est détenu par quelques personnes. Un motif typique d'analyse des processus est l'allongement des délais de traitement, des erreurs récurrentes ou la surcharge de certains services, alors que le chiffre d'affaires n'a pas augmenté dans les mêmes proportions.
Ce ne sont souvent pas de grosses erreurs, mais de nombreuses petites frictions qui s'additionnent : absence de modèles, validations peu claires, temps passé à rechercher des documents ou demandes de précisions parce que les informations ne convergent pas en un seul endroit.
Relevé et analyse des processus
Nous relevons les processus réels – et non ceux qui figurent dans le manuel. Pour cela, nous nous entretenons avec les collaborateurs concernés, examinons les pièces et les systèmes et représentons le processus de l'élément déclencheur jusqu'au résultat. Les ruptures de support, les temps d'attente, les doublons de travail et les responsabilités floues deviennent ainsi visibles.
Nous évaluons ensuite quelles améliorations apportent le plus grand bénéfice par rapport à l'effort. Tous les processus n'ont pas besoin d'être parfaits ; ce qui compte, ce sont ceux qui touchent directement les clients, les coûts et la liquidité.
Organisation et responsabilités
De bons processus nécessitent une organisation adaptée. Nous examinons si les tâches, les responsabilités et les pouvoirs concordent, si les suppléances sont réglées et si l'étendue du contrôle managérial est appropriée. Le résultat peut être un organigramme remanié, des descriptions de poste ou des instructions de travail écrites qui facilitent l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Numérisation et mise en place de logiciels
Un logiciel ne résout pas des processus non clarifiés – il ne fait que les rendre visibles plus rapidement. C'est pourquoi, chez nous, le processus passe avant le logiciel. Ce n'est qu'une fois clarifiée la manière de travailler que nous sélectionnons avec vous des solutions adaptées, par exemple un CRM (système de gestion de la relation client) ou un système ERP (progiciel de gestion intégré pour la gestion des stocks, les achats et la comptabilité).
Nous vous accompagnons dans l'élaboration d'un cahier des charges, dans la comparaison des fournisseurs et dans la planification de la mise en place. Cela comprend la reprise des données, la formation des collaborateurs et une phase de transition au cours de laquelle les défauts de jeunesse sont corrigés.
- Déduire les exigences à partir des processus
- Comparer les fournisseurs et les solutions de manière transparente
- Planifier la mise en place par étapes maîtrisables
- Impliquer et former les collaborateurs à un stade précoce
Questions fréquentes
Dans quelle mesure nos collaborateurs sont-ils sollicités pendant l'analyse ?
Nous planifions les entretiens et les relevés de processus de manière à perturber le moins possible l'activité courante. L'expérience des collaborateurs est indispensable, car ce sont eux qui connaissent le mieux les processus.
Vendez-vous des logiciels particuliers ?
Pour le choix, nous conseillons en toute neutralité vis-à-vis des fournisseurs, selon vos exigences. Pour le pilotage commercial et le service extérieur, la KIRCHNER Finanzgruppe distribue en exclusivité en Europe le logiciel Terminauticus ; nous signalons ouvertement cet intérêt économique propre lorsque ce logiciel correspond à votre besoin.
Tous les processus doivent-ils être modifiés en même temps ?
Non. Nous recommandons un ordre de priorité selon l'utilité et l'urgence. Les changements progressifs sont plus faciles à piloter et mieux acceptés par les collaborateurs.