أوضاع انطلاق نموذجية
مع نمو الشركة كثيرًا ما تنمو معه المسارات الملتوية أيضًا. فالمعلومات تُسجَّل مرتين، والاستفسارات بين الأقسام تؤخّر الطلبيات، والمعرفة بالإجراءات المهمة تتركز لدى أشخاص قليلين. ومن الدوافع النموذجية لتحليل العمليات ازدياد أزمنة الإنجاز، أو تكرار الأخطاء، أو الضغط الزائد على أقسام بعينها، رغم أن المبيعات لم ترتفع بالقدر نفسه.
وكثيرًا ما لا تكون المشكلة أخطاء كبيرة، بل احتكاكات صغيرة كثيرة تتراكم: نماذج مفقودة، وموافقات غير واضحة، ووقت يضيع في البحث عن الوثائق، أو استفسارات لأن المعلومات لا تتجمع في موضع واحد.
رصد العمليات وتحليلها
نرصد الإجراءات الفعلية – لا تلك المدوّنة في الدليل. ولهذا نتحدث مع الموظفين المعنيين، ونطّلع على المستندات والأنظمة، ونعرض العملية من نقطة انطلاقها حتى نتيجتها. وبذلك تتضح الانقطاعات بين الوسائط وأوقات الانتظار وازدواجية العمل وعدم وضوح الاختصاصات.
ثم نقيّم أي التحسينات تحقق أكبر فائدة قياسًا إلى الجهد المبذول. فليس كل عملية بحاجة إلى أن تكون مثالية؛ والحاسم هو الإجراءات التي تمسّ العملاء والتكاليف والسيولة مباشرة.
التنظيم والاختصاصات
تحتاج العمليات الجيدة إلى تنظيم ملائم. ونحن نفحص ما إذا كانت المهام والمسؤولية والصلاحيات متوافقة، وما إذا كانت الإنابة منظَّمة، وما إذا كان نطاق الإشراف مناسبًا. وقد تكون النتيجة هيكلًا تنظيميًا منقّحًا، أو أوصافًا وظيفية، أو تعليمات عمل مكتوبة تيسّر على الموظفين الجدد الاندماج في العمل.
التحول الرقمي وإدخال البرمجيات
البرمجيات لا تحلّ الإجراءات غير الموضَّحة – بل تُظهرها بسرعة أكبر فحسب. ولذلك تأتي العملية لدينا قبل البرمجيات. ولا نختار معكم الحلول المناسبة، كنظام CRM (نظام إدارة علاقات العملاء) أو نظام ERP (برمجيات المؤسسة لإدارة المخزون والمشتريات والمحاسبة)، إلا بعد أن يتضح كيف ينبغي أن يجري العمل.
ندعمكم في إعداد كرّاسة متطلبات، وفي المقارنة بين المورّدين، وفي التخطيط للإدخال. ويشمل ذلك ترحيل البيانات، وتدريب الموظفين، ومرحلة انتقالية تُعالَج فيها مشكلات البداية.
- استخلاص المتطلبات من العمليات
- مقارنة المورّدين والحلول على نحو قابل للتتبع
- التخطيط للإدخال على خطوات واضحة المعالم
- إشراك الموظفين وتدريبهم في وقت مبكر
الأسئلة الشائعة
إلى أي حد سيُشغَل موظفونا خلال التحليل؟
نخطط للمحادثات ولرصد العمليات بحيث يتأثر سير العمل الجاري بأقل قدر ممكن. وخبرة الموظفين في ذلك لا غنى عنها، لأنهم أعرف الناس بالإجراءات.
هل تبيعون برمجيات معينة؟
عند الاختيار نقدّم استشارة محايدة تجاه المورّدين وفقًا لمتطلباتكم. ولإدارة المبيعات والعمل الميداني تتولى KIRCHNER Finanzgruppe التوزيع الحصري لبرمجية Terminauticus في أوروبا؛ ونفصح صراحةً عن مصلحتنا الاقتصادية هذه إذا كانت البرمجية تناسب مهمتكم.
هل يجب تغيير جميع العمليات دفعة واحدة؟
لا. نوصي بترتيب يقوم على الفائدة والإلحاح. فالتغييرات التدريجية أسهل في التوجيه ويتقبلها الموظفون على نحو أفضل.