Situazioni di partenza tipiche
Con la crescita di un'impresa crescono spesso anche le deviazioni. Le informazioni vengono registrate due volte, le richieste di chiarimento tra reparti ritardano gli ordini e la conoscenza dei processi importanti è concentrata in poche persone. Un motivo tipico per un'analisi dei processi sono l'aumento dei tempi di attraversamento, errori ricorrenti o il sovraccarico di singoli settori, sebbene il fatturato non sia cresciuto in egual misura.
Spesso non sono grandi errori, ma molti piccoli attriti che si sommano: modelli mancanti, approvazioni poco chiare, tempi di ricerca di documenti o richieste di chiarimento perché le informazioni non confluiscono in un unico punto.
Rilevazione e analisi dei processi
Rileviamo i processi effettivi – non quelli riportati nel manuale. A tal fine parliamo con i collaboratori coinvolti, esaminiamo documenti e sistemi e rappresentiamo il processo dall'evento scatenante fino al risultato. Emergono così discontinuità tra i supporti, tempi di attesa, lavori doppi e competenze poco chiare.
Successivamente valutiamo quali miglioramenti apportino il maggior beneficio in rapporto all'impegno. Non ogni processo deve essere perfetto; decisivi sono i processi che incidono direttamente su clienti, costi e liquidità.
Organizzazione e competenze
Buoni processi richiedono un'organizzazione adeguata. Verifichiamo se compiti, responsabilità e poteri siano coerenti, se le sostituzioni siano regolate e se l'ampiezza del controllo sia adeguata. Il risultato possono essere un organigramma rivisto, descrizioni delle posizioni o istruzioni operative scritte che facilitano l'inserimento dei nuovi collaboratori.
Digitalizzazione e introduzione di software
Il software non risolve processi non chiariti – li rende solo visibili più rapidamente. Per questo da noi il processo viene prima del software. Solo quando è chiaro come si debba lavorare selezioniamo con Lei soluzioni adeguate, ad esempio un CRM (sistema di gestione delle relazioni con i clienti) o un sistema ERP (software gestionale per magazzino, acquisti e contabilità).
La sosteniamo nella redazione di un capitolato dei requisiti, nel confronto tra fornitori e nella pianificazione dell'introduzione. Ne fanno parte la migrazione dei dati, la formazione dei collaboratori e una fase di transizione in cui vengono eliminati i problemi iniziali.
- Derivare i requisiti dai processi
- Confrontare fornitori e soluzioni in modo trasparente
- Pianificare l'introduzione in fasi gestibili
- Coinvolgere e formare per tempo i collaboratori
Domande frequenti
Quanto saranno impegnati i nostri collaboratori durante l'analisi?
Pianifichiamo colloqui e rilevazioni dei processi in modo da disturbare il meno possibile l'operatività corrente. L'esperienza dei collaboratori è indispensabile, perché sono loro a conoscere meglio i processi.
Vendete un determinato software?
Nella selezione forniamo una consulenza neutrale rispetto ai fornitori, in base ai Suoi requisiti. Per la gestione commerciale e il servizio esterno, la KIRCHNER Finanzgruppe distribuisce in esclusiva in Europa il software Terminauticus; segnaliamo apertamente questo nostro interesse economico quando il software è adatto al Suo compito.
Tutti i processi devono essere modificati contemporaneamente?
No. Raccomandiamo una sequenza in base a beneficio e urgenza. I cambiamenti graduali sono più facili da gestire e vengono accettati meglio dai collaboratori.