Kennzahlen aus der laufenden Arbeit
Weil Anfragen, Anrufe, Termine, Angebote und Aufträge in einer Anwendung erfaßt werden, lassen sich daraus KPI (Kennzahlen zur Leistungsmessung) ableiten, ohne daß jemand eine gesonderte Statistik führen muß. Typische Fragen sind etwa: Wie viele Anfragen führen zu einem Termin, wie viele Termine zu einem Angebot und wie viele Angebote zu einem Auftrag?
Diese Zahlen lassen sich nach Zeitraum, Gebiet, Mitarbeiter oder Herkunft der Anfrage betrachten. So wird sichtbar, an welcher Stelle des Prozesses Potential verlorengeht.
Herkunft und Qualität von Anfragen
Ein typischer Anlaß für Auswertungen ist die Frage, welche Quellen von Anfragen sich lohnen. Werden Anfragen über verschiedene Wege gewonnen, zeigt die Auswertung, aus welcher Quelle tatsächlich Termine und Aufträge entstehen.
Damit läßt sich das Budget für die Kundengewinnung gezielter einsetzen. Entscheidungen beruhen auf eigenen Daten statt auf Annahmen.
Steuerung im Alltag
Auswertungen sind nur dann nützlich, wenn sie zu Handlungen führen. Terminauticus zeigt deshalb nicht nur Ergebnisse, sondern auch offene Vorgänge: unbearbeitete Anfragen, überfällige Wiedervorlagen, Angebote ohne Rückmeldung.
Die Leitung kann so frühzeitig eingreifen, bevor aus einem Rückstand ein verlorener Kunde wird. Auch protokollierte Ausnahmen, etwa Termine ohne vollständige Pflichtangaben, sind für die Geschäftsführung einsehbar.
Transparenz für das Team
Kennzahlen sind nicht nur ein Werkzeug der Leitung. Auch Mitarbeiter profitieren davon, ihre eigenen Ergebnisse zu kennen und Entwicklungen über mehrere Wochen zu verfolgen. Wer sieht, an welcher Stelle seine Gespräche häufiger enden, kann gezielt daran arbeiten.
Wichtig ist dabei, Auswertungen sachlich und mit Augenmaß einzusetzen. Zahlen zeigen, wo genauer hingesehen werden sollte; sie ersetzen nicht das Gespräch mit dem Mitarbeiter über die Gründe. Terminauticus stellt die Zahlen bereit – wie sie in der Führung genutzt werden, entscheidet das Unternehmen.
Häufige Fragen
Müssen für die Auswertungen zusätzliche Daten erfaßt werden?
Nein. Die Kennzahlen entstehen aus den Angaben, die im Tagesgeschäft ohnehin erfaßt werden.
Wer sieht die Auswertungen?
Das hängt von der Rolle ab. Gesamtauswertungen sind in der Regel der Leitung vorbehalten, Mitarbeiter sehen ihre eigenen Ergebnisse.
Lassen sich Auswertungen nach Mitarbeitern oder Gebieten trennen?
Ja. Die Betrachtung ist unter anderem nach Zeitraum, Gebiet, Mitarbeiter und Herkunft der Anfrage möglich.
Zeigt die Software auch offene Vorgänge an?
Ja. Neben Ergebnissen werden auch unbearbeitete Anfragen, überfällige Wiedervorlagen und Angebote ohne Rückmeldung sichtbar, damit die Leitung rechtzeitig eingreifen kann, bevor ein Interessent verlorengeht.