Angebot und Auftrag aus der Akte heraus
Alle Angaben, die im Verlauf von Anfrage und Termin erfaßt wurden, stehen bei der Erstellung von Angebot und Auftrag bereits zur Verfügung. Name, Anschrift und die besprochenen Eckdaten müssen nicht erneut eingegeben werden.
Das senkt die Fehlerquote bei der Erfassung und beschleunigt den Abschluß, weil der Kunde nicht auf ein nachträglich im Büro erstelltes Dokument warten muß.
Digitale Unterschrift beim Kunden
Ist der Kunde einverstanden, kann er den Auftrag direkt auf dem mobilen Endgerät des Außendienstmitarbeiters unterschreiben. Das unterschriebene Dokument wird in der Akte abgelegt und steht sofort allen Beteiligten zur Verfügung, die damit weiterarbeiten.
Papierformulare, die eingescannt, nachgereicht oder im Fahrzeug vergessen werden, gehören damit der Vergangenheit an. Der Kunde kann eine Ausfertigung seines Auftrags erhalten, und der Innendienst kann ohne Verzögerung mit der Abwicklung beginnen.
Die Abwicklung nach dem Abschluß
Nach der Unterschrift beginnt für viele Betriebe erst die eigentliche Arbeit: Bestellung, Planung der Ausführung, Abstimmung mit dem Kunden. Terminauticus begleitet auch diese Schritte, so daß jederzeit erkennbar ist, in welchem Stadium sich ein Auftrag befindet.
Für die Geschäftsführung entsteht so ein vollständiges Bild vom ersten Kontakt bis zur Ausführung. Für den Kunden entsteht der Eindruck eines Unternehmens, in dem eine Hand weiß, was die andere tut.
Ein einheitlicher Ablauf für alle Mitarbeiter
Wenn jeder Außendienstmitarbeiter Aufträge auf seine eigene Weise erfaßt, entstehen Rückfragen, Nacharbeit und im ungünstigen Fall Fehler in der Ausführung. Ein vorgegebener Ablauf in der Software sorgt dafür, daß jeder Auftrag dieselben Pflichtangaben enthält und in derselben Form abgelegt wird.
Das erleichtert nicht nur die Abwicklung, sondern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Wer einen Vorgang übernimmt, findet alle Angaben an der gewohnten Stelle und kann ohne langes Einlesen weiterarbeiten.
Häufige Fragen
Müssen Kundendaten für den Auftrag erneut eingegeben werden?
Nein. Die Angaben aus Anfrage und Termin werden in Angebot und Auftrag übernommen.
Wo wird der unterschriebene Auftrag abgelegt?
Das unterschriebene Dokument wird in der elektronischen Akte des Kunden gespeichert und ist dort für berechtigte Mitarbeiter abrufbar.
Erhält der Kunde eine Ausfertigung?
Ja, dem Kunden kann eine Ausfertigung seines Auftrags zur Verfügung gestellt werden.
Endet der Ablauf mit der Unterschrift?
Nein. Auch die Schritte nach dem Abschluß bis zur Ausführung lassen sich in Terminauticus verfolgen.