Rollen nach Aufgaben
In Terminauticus arbeitet jeder Mitarbeiter in einer Rolle, die seiner Aufgabe entspricht – etwa Telefonarbeitsplatz, Außendienst, Disposition, Verwaltung oder Geschäftsführung. Die Rolle bestimmt, welche Bereiche der Software sichtbar sind und welche Angaben bearbeitet werden dürfen.
So sieht ein Mitarbeiter im Innendienst keine Einkaufspreise, und ein Außendienstmitarbeiter sieht keine Akten anderer Gebiete, wenn das nicht gewünscht ist. Die Zuschnitte lassen sich auf die Organisation Ihres Unternehmens abstimmen.
Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Wichtige Vorgänge werden protokolliert: Wer hat einen Termin angelegt, verschoben oder abgesagt, wer hat eine Akte übernommen, wer hat eine Ausnahme von den Pflichtangaben veranlaßt? Diese Nachvollziehbarkeit schafft Klarheit im Team und erleichtert die Klärung von Mißverständnissen.
Sie dient zugleich dem Schutz der Mitarbeiter selbst, weil sich im Streitfall belegen läßt, wer welche Entscheidung getroffen hat.
Datenschutz und Server in Deutschland
Die Daten in Terminauticus werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Für viele Unternehmen ist das eine wesentliche Voraussetzung, um personenbezogene Daten ihrer Kunden in einer Software zu verarbeiten.
Der Grundsatz, daß jeder nur die Daten sieht, die er für seine Aufgabe benötigt, unterstützt einen sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten. Fragen zur datenschutzrechtlichen Ausgestaltung im Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; bei Bedarf ziehen wir zugelassene Berufsträger (Rechtsanwälte) hinzu.
Rollen nach jedem Umbau prüfen
Organisationen verändern sich: Mitarbeiter wechseln die Aufgabe, neue Bereiche kommen hinzu, Zuständigkeiten werden neu verteilt. Bei jeder solchen Änderung muß sichergestellt sein, daß Rollen nicht unbeabsichtigt Zugriff auf Bereiche erhalten, die ihnen nicht zustehen.
In der Weiterentwicklung von Terminauticus wird deshalb nach Änderungen geprüft, ob jede Rolle weiterhin genau die vorgesehene Sicht erhält. Für Ihr Unternehmen empfiehlt es sich, Rollenzuordnungen bei Personalwechseln zeitnah anzupassen und ausgeschiedene Mitarbeiter umgehend zu sperren.
Häufige Fragen
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
Können Rollen an unsere Organisation angepaßt werden?
Ja. Die Zuschnitte der Rollen werden auf die Aufgabenverteilung in Ihrem Unternehmen abgestimmt.
Werden Änderungen an Terminen und Akten protokolliert?
Ja. Wesentliche Vorgänge wie das Anlegen, Verschieben oder Übergeben werden mit Name und Zeitpunkt festgehalten.
Sieht jeder Mitarbeiter Preise und Ergebnisse?
Nein. Welche Angaben sichtbar sind, wird über die Rolle gesteuert.