Alles Nötige auf einen Blick
Am Telefonarbeitsplatz sieht der Mitarbeiter die anstehenden Anrufe, die Angaben zum jeweiligen Interessenten und den bisherigen Verlauf. Er muß nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln, um herauszufinden, ob der Kunde schon einmal angerufen wurde oder welche Unterlagen bereits verschickt sind.
Während des Gesprächs werden die wichtigen Angaben direkt in der Akte erfaßt. Ist ein Termin sinnvoll, kann er unmittelbar aus derselben Maske heraus vergeben werden.
Wiedervorlagen statt Zettelwirtschaft
Nicht jedes Gespräch endet mit einem Termin. Oft bittet ein Interessent um einen späteren Rückruf oder ist nicht erreichbar. Terminauticus legt für solche Fälle eine Wiedervorlage an, die zum vereinbarten Zeitpunkt wieder in der Anrufliste erscheint.
So geht kein Kontakt verloren, nur weil eine Notiz auf einem Schreibtisch liegt. Gleichzeitig läßt sich nachvollziehen, wie oft und mit welchem Ergebnis ein Interessent bereits kontaktiert wurde.
Ein klarer Arbeitsablauf für neue Mitarbeiter
Gerade im Innendienst wechseln Mitarbeiter häufiger, und neue Kollegen müssen schnell produktiv werden. Ein fest vorgegebener Ablauf in der Software erleichtert die Einarbeitung erheblich: Die Maske führt durch die Schritte, die bei jedem Gespräch zu beachten sind.
Mitarbeiter, die ausschließlich am Telefon arbeiten, sehen dabei nur ihren Arbeitsplatz und keine Bereiche, die sie für ihre Aufgabe nicht benötigen. Das schafft Übersicht und schützt zugleich sensible Daten.
Qualität im Erstkontakt
Der erste Anruf prägt den Eindruck, den ein Interessent von Ihrem Unternehmen gewinnt. Ein Mitarbeiter, der den bisherigen Verlauf kennt und gezielte Fragen stellt, wirkt kompetent und vertrauenswürdig. Ein Mitarbeiter, der dieselben Angaben mehrfach erfragt, erweckt den gegenteiligen Eindruck.
Terminauticus unterstützt einen einheitlichen Gesprächsablauf, ohne die Mitarbeiter in ein starres Skript zu zwingen. Die Maske erinnert an die Angaben, die für eine sinnvolle Terminvergabe erforderlich sind, und läßt zugleich Raum für das individuelle Gespräch. Das Ergebnis jedes Anrufs wird festgehalten, so daß der nächste Kollege nahtlos anknüpfen kann.
Häufige Fragen
Kann aus der Anrufmaske heraus ein Termin vergeben werden?
Ja. Terminvergabe und Gesprächserfassung erfolgen in derselben Maske, ohne Programmwechsel.
Was geschieht mit Interessenten, die nicht erreicht werden?
Für sie wird eine Wiedervorlage angelegt. Der Kontakt erscheint zum vorgesehenen Zeitpunkt erneut in der Anrufliste.
Sehen Mitarbeiter am Telefon alle Bereiche der Software?
Nein. Mitarbeiter mit reiner Telefonaufgabe sehen nur ihren Arbeitsplatz. Die Sichtbarkeit wird über Rollen gesteuert.
Erleichtert die Software die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
Ja. Der vorgegebene Ablauf in der Maske führt durch die Schritte eines Gesprächs und erinnert an die erforderlichen Angaben. Neue Kollegen finden sich dadurch schneller zurecht, ohne daß ein starres Gesprächsskript vorgegeben wird.