Ein gemeinsamer Kalender für alle Beteiligten
In Terminauticus sehen Innendienst und Außendienst denselben Kalender. Wer einen Termin vereinbart, erkennt sofort, welcher Mitarbeiter im Außendienst zu welcher Zeit verfügbar ist und wo er sich an diesem Tag ohnehin aufhält. Doppelbuchungen und Rückfragen per Telefon oder Kurznachricht werden dadurch deutlich seltener.
Jeder Mitarbeiter sieht dabei nur, was er für seine Arbeit benötigt. Ein Außendienstmitarbeiter sieht seine eigenen Termine mit allen Einzelheiten, der Innendienst sieht die freien Zeitfenster aller Kollegen, und die Leitung behält den Gesamtüberblick.
Pflichtangaben vor der Terminvergabe
Ein häufiger Grund für unproduktive Außendiensttermine sind fehlende Grundinformationen. Der Mitarbeiter fährt zum Kunden und stellt erst vor Ort fest, daß wesentliche Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Terminauticus erlaubt es deshalb, Pflichtangaben festzulegen, die vor der Vergabe eines Termins erfaßt sein müssen.
Welche Angaben das sind, richtet sich nach Ihrem Geschäft – etwa Budgetrahmen, technische Eckdaten oder der Anlaß der Anfrage. Soll ein Termin in begründeten Ausnahmefällen dennoch ohne diese Angaben angelegt werden, ist das möglich, wird aber mit Namen, Datum und Uhrzeit protokolliert und ist für die Geschäftsführung nachvollziehbar.
Bestätigung, Erinnerung und Verschiebung
Vereinbarte Termine lassen sich dem Kunden bestätigen, und Änderungen werden an einer Stelle gepflegt. Wird ein Termin verschoben oder abgesagt, bleibt der Verlauf in der Akte erhalten. So läßt sich auch Wochen später noch nachvollziehen, warum ein Besuch nicht stattgefunden hat und wer die Änderung veranlaßt hat.
Für den Innendienst bedeutet das weniger Suchen und weniger Rückfragen. Für den Außendienst bedeutet es, daß jeder Termin im Kalender auch tatsächlich vorbereitet ist.
Nutzen für Kunde und Unternehmen
Für den Kunden zeigt sich eine sorgfältige Terminierung vor allem darin, daß der Besuch zur vereinbarten Zeit stattfindet und der Mitarbeiter weiß, worum es geht. Er muß seine Situation nicht ein zweites Mal schildern und erhält eine Beratung, die auf seinen bereits genannten Angaben aufbaut.
Für das Unternehmen bedeutet jeder vermiedene Fehltermin gewonnene Arbeitszeit im Außendienst. Weil Termine nur noch mit vollständigen Angaben vergeben werden, steigt der Anteil der Besuche, die tatsächlich zu einem Angebot führen können. Zugleich wird erkennbar, an welchen Stellen Anfragen regelmäßig unvollständig eingehen – ein Hinweis darauf, wo der Erstkontakt verbessert werden kann.
Häufige Fragen
Kann jeder Mitarbeiter alle Termine sehen?
Nein. Die Sichtbarkeit richtet sich nach der Rolle. Der Innendienst sieht freie Zeitfenster, der Außendienst seine eigenen Termine, die Leitung den Gesamtüberblick.
Welche Pflichtangaben sind vorgegeben?
Die Pflichtangaben werden auf Ihre Abläufe abgestimmt. Ziel ist, daß vor einem Termin alle Informationen vorliegen, die über den Sinn des Besuchs entscheiden.
Was geschieht, wenn ein Termin ohne Pflichtangaben angelegt werden muß?
Das ist als bewußte Ausnahme möglich. Der Vorgang wird mit Name, Datum und Uhrzeit protokolliert und ist für die Geschäftsführung einsehbar.
Bleibt der Verlauf verschobener Termine erhalten?
Ja. Verschiebungen und Absagen werden in der Akte festgehalten, so daß der Ablauf jederzeit nachvollziehbar bleibt.