Tutto il necessario a colpo d'occhio
Alla postazione telefonica il collaboratore vede le chiamate in programma, i dati del rispettivo interessato e lo storico precedente. Non deve passare da un programma all'altro per scoprire se il cliente è già stato chiamato o quali documenti sono già stati inviati.
Durante il colloquio i dati importanti vengono registrati direttamente nella pratica. Se un appuntamento è opportuno, può essere fissato immediatamente dalla stessa schermata.
Promemoria di richiamo anziché foglietti sparsi
Non ogni colloquio si conclude con un appuntamento. Spesso un interessato chiede di essere richiamato più tardi oppure non è raggiungibile. Per questi casi Terminauticus crea un promemoria di richiamo che ricompare nell'elenco chiamate al momento concordato.
Così nessun contatto va perso solo perché un appunto giace su una scrivania. Al tempo stesso è possibile ricostruire quante volte e con quale esito un interessato è già stato contattato.
Un flusso di lavoro chiaro per i nuovi collaboratori
Proprio nel servizio interno i collaboratori cambiano più spesso, e i nuovi colleghi devono diventare produttivi in fretta. Un flusso predefinito nel software facilita notevolmente l'inserimento: la schermata guida attraverso i passaggi da rispettare in ogni colloquio.
I collaboratori che lavorano esclusivamente al telefono vedono soltanto la propria postazione e nessuna area di cui non hanno bisogno per il proprio compito. Ciò crea chiarezza e al tempo stesso protegge i dati sensibili.
Qualità nel primo contatto
La prima telefonata determina l'impressione che un interessato si forma della Sua azienda. Un collaboratore che conosce lo storico precedente e pone domande mirate appare competente e affidabile. Un collaboratore che chiede più volte gli stessi dati suscita l'impressione opposta.
Terminauticus favorisce uno svolgimento uniforme del colloquio, senza costringere i collaboratori in un copione rigido. La schermata ricorda i dati necessari per un'assegnazione sensata dell'appuntamento e lascia al contempo spazio al colloquio individuale. L'esito di ogni chiamata viene registrato, così che il collega successivo possa proseguire senza interruzioni.
Domande frequenti
È possibile fissare un appuntamento direttamente dalla schermata di chiamata?
Sì. Assegnazione degli appuntamenti e registrazione del colloquio avvengono nella stessa schermata, senza cambiare programma.
Che cosa succede con gli interessati che non vengono raggiunti?
Per loro viene creato un promemoria di richiamo. Il contatto ricompare nell'elenco chiamate al momento previsto.
I collaboratori al telefono vedono tutte le aree del software?
No. I collaboratori con un compito esclusivamente telefonico vedono solo la propria postazione. La visibilità è gestita tramite i ruoli.
Il software facilita l'inserimento dei nuovi collaboratori?
Sì. Il flusso predefinito nella schermata guida attraverso i passaggi di un colloquio e ricorda i dati necessari. In questo modo i nuovi colleghi si orientano più rapidamente, senza che venga imposto un copione rigido.