Un calendario condiviso per tutti i partecipanti
In Terminauticus servizio interno e servizio esterno vedono lo stesso calendario. Chi fissa un appuntamento riconosce subito quale collaboratore del servizio esterno è disponibile a quale ora e dove si trova comunque in quel giorno. Doppie prenotazioni e richieste di chiarimento per telefono o messaggio diventano così molto più rare.
Ogni collaboratore vede soltanto ciò di cui ha bisogno per il proprio lavoro. Un collaboratore del servizio esterno vede i propri appuntamenti con tutti i dettagli, il servizio interno vede le fasce orarie libere di tutti i colleghi e la direzione mantiene la visione d'insieme.
Dati obbligatori prima dell'assegnazione dell'appuntamento
Un motivo frequente di appuntamenti improduttivi del servizio esterno è la mancanza di informazioni di base. Il collaboratore si reca dal cliente e solo sul posto constata che presupposti essenziali non sono soddisfatti. Per questo Terminauticus consente di stabilire dati obbligatori che devono essere registrati prima dell'assegnazione di un appuntamento.
Quali siano questi dati dipende dalla Sua attività – ad esempio il budget disponibile, i dati tecnici essenziali o il motivo della richiesta. Se in casi eccezionali motivati un appuntamento deve comunque essere creato senza questi dati, ciò è possibile, ma viene registrato con nome, data e ora ed è verificabile dalla direzione aziendale.
Conferma, promemoria e spostamento
Gli appuntamenti concordati possono essere confermati al cliente e le modifiche vengono gestite in un unico punto. Se un appuntamento viene spostato o annullato, lo storico resta conservato nella pratica. Così anche settimane dopo è possibile ricostruire perché una visita non ha avuto luogo e chi ha disposto la modifica.
Per il servizio interno ciò significa meno ricerche e meno richieste di chiarimento. Per il servizio esterno significa che ogni appuntamento nel calendario è effettivamente preparato.
Vantaggi per il cliente e per l'azienda
Per il cliente un'accurata pianificazione degli appuntamenti si manifesta soprattutto nel fatto che la visita avviene all'ora concordata e che il collaboratore sa di che cosa si tratta. Non deve descrivere la propria situazione una seconda volta e riceve una consulenza che si basa sui dati già forniti.
Per l'azienda ogni appuntamento a vuoto evitato significa tempo di lavoro guadagnato nel servizio esterno. Poiché gli appuntamenti vengono assegnati solo con dati completi, aumenta la quota di visite che possono effettivamente portare a un'offerta. Al tempo stesso diventa evidente in quali punti le richieste arrivano regolarmente incomplete – un'indicazione di dove il primo contatto può essere migliorato.
Domande frequenti
Ogni collaboratore può vedere tutti gli appuntamenti?
No. La visibilità dipende dal ruolo. Il servizio interno vede le fasce orarie libere, il servizio esterno i propri appuntamenti, la direzione la visione d'insieme.
Quali dati obbligatori sono previsti?
I dati obbligatori vengono adattati ai Suoi processi. L'obiettivo è che prima di un appuntamento siano disponibili tutte le informazioni che determinano l'utilità della visita.
Che cosa succede se un appuntamento deve essere creato senza dati obbligatori?
Ciò è possibile come eccezione consapevole. L'operazione viene registrata con nome, data e ora ed è consultabile dalla direzione aziendale.
Lo storico degli appuntamenti spostati viene conservato?
Sì. Spostamenti e annullamenti vengono registrati nella pratica, così che lo svolgimento resti ricostruibile in qualsiasi momento.