جدولة المواعيد والتقويم

تقويم مشترك لجميع المعنيين

في Terminauticus يرى فريق العمل المكتبي وفريق العمل الميداني التقويم ذاته. ومن يرتّب موعدًا يرى فورًا أي موظف ميداني متاح في أي وقت وأين سيكون في ذلك اليوم أصلًا. وبذلك يقلّ بشكل ملحوظ الحجز المزدوج والاستفسارات عبر الهاتف أو الرسائل القصيرة.

ولا يرى كل موظف في ذلك إلا ما يحتاجه لعمله. فموظف العمل الميداني يرى مواعيده الخاصة بكامل تفاصيلها، وفريق العمل المكتبي يرى الفترات الزمنية الشاغرة لدى جميع الزملاء، وتحتفظ الإدارة بالنظرة الشاملة.

البيانات الإلزامية قبل منح الموعد

من الأسباب الشائعة لمواعيد العمل الميداني غير المنتجة نقصُ المعلومات الأساسية. فيتوجه الموظف إلى العميل ولا يتبين له إلا في الموقع أن شروطًا جوهرية غير مستوفاة. ولذلك يتيح Terminauticus تحديد بيانات إلزامية يجب تسجيلها قبل منح أي موعد.

وتتحدد هذه البيانات بحسب طبيعة نشاطكم – مثل إطار الميزانية، أو المواصفات الفنية الأساسية، أو سبب الطلب. وإذا تعيّن في حالات استثنائية مبرَّرة إنشاء موعد رغم غياب هذه البيانات، فذلك ممكن، غير أنه يُسجَّل مع الاسم والتاريخ والوقت ويكون قابلًا للتتبّع من قِبل الإدارة العليا.

التأكيد والتذكير والتأجيل

يمكن تأكيد المواعيد المتفق عليها للعميل، وتُدار التغييرات في مكان واحد. وإذا أُجّل موعد أو أُلغي، بقي سجلّه محفوظًا في الملف. وهكذا يمكن حتى بعد أسابيع تتبّع سبب عدم إجراء زيارة ما ومن أمر بالتغيير.

وبالنسبة لفريق العمل المكتبي يعني ذلك بحثًا أقل واستفسارات أقل. وبالنسبة لفريق العمل الميداني يعني أن كل موعد في التقويم مُعدّ له فعلًا.

الفائدة للعميل وللشركة

تتجلى الجدولة الدقيقة بالنسبة للعميل أساسًا في أن الزيارة تتم في الوقت المتفق عليه وأن الموظف يعرف موضوعها. فلا يضطر العميل إلى شرح وضعه مرة ثانية، ويحصل على استشارة تبني على البيانات التي سبق أن قدّمها.

وبالنسبة للشركة فإن كل موعد فاشل يُتجنَّب يعني وقت عمل مكتسبًا في العمل الميداني. ولأن المواعيد لا تُمنح إلا ببيانات مكتملة، ترتفع نسبة الزيارات التي يمكن أن تفضي فعلًا إلى عرض. وفي الوقت ذاته يتضح في أي المواضع ترد الطلبات ناقصة بانتظام – وهو مؤشر على المواضع التي يمكن فيها تحسين الاتصال الأول.

الأسئلة الشائعة