Un calendrier commun pour tous les intervenants
Dans Terminauticus, le service sédentaire et la force de vente itinérante voient le même calendrier. Celui qui fixe un rendez-vous voit immédiatement quel commercial itinérant est disponible à quelle heure et où il se trouve déjà ce jour-là. Les doubles réservations et les demandes de précisions par téléphone ou par message deviennent ainsi nettement plus rares.
Chaque collaborateur ne voit que ce dont il a besoin pour son travail. Un commercial itinérant voit ses propres rendez-vous avec tous les détails, le service sédentaire voit les créneaux libres de tous les collègues, et la direction conserve la vue d'ensemble.
Informations obligatoires avant la prise de rendez-vous
Une cause fréquente de rendez-vous improductifs de la force de vente itinérante est l'absence d'informations de base. Le collaborateur se rend chez le client et ne constate qu'une fois sur place que des conditions essentielles ne sont pas remplies. C'est pourquoi Terminauticus permet de définir des informations obligatoires qui doivent être saisies avant l'attribution d'un rendez-vous.
Ces informations dépendent de votre activité – par exemple l'enveloppe budgétaire, les données techniques essentielles ou le motif de la demande. Si un rendez-vous doit néanmoins être créé sans ces informations dans des cas exceptionnels justifiés, cela est possible, mais l'opération est journalisée avec le nom, la date et l'heure et reste traçable pour la direction générale.
Confirmation, rappel et report
Les rendez-vous convenus peuvent être confirmés au client, et les modifications sont gérées en un seul endroit. Si un rendez-vous est reporté ou annulé, l'historique est conservé dans le dossier. Il est ainsi possible, même des semaines plus tard, de retracer pourquoi une visite n'a pas eu lieu et qui a initié la modification.
Pour le service sédentaire, cela signifie moins de recherches et moins de demandes de précisions. Pour la force de vente itinérante, cela signifie que chaque rendez-vous inscrit au calendrier est effectivement préparé.
Avantages pour le client et pour l'entreprise
Pour le client, une prise de rendez-vous soignée se traduit surtout par le fait que la visite a lieu à l'heure convenue et que le collaborateur sait de quoi il s'agit. Il n'a pas à exposer sa situation une seconde fois et bénéficie d'un conseil fondé sur les informations qu'il a déjà communiquées.
Pour l'entreprise, chaque rendez-vous inutile évité représente du temps de travail gagné pour la force de vente itinérante. Comme les rendez-vous ne sont plus attribués qu'avec des informations complètes, la part des visites susceptibles d'aboutir effectivement à une offre augmente. En même temps, on voit à quels endroits les demandes arrivent régulièrement incomplètes – une indication sur les points où le premier contact peut être amélioré.
Questions fréquentes
Chaque collaborateur peut-il voir tous les rendez-vous ?
Non. La visibilité dépend du rôle. Le service sédentaire voit les créneaux libres, la force de vente itinérante ses propres rendez-vous, la direction la vue d'ensemble.
Quelles informations obligatoires sont prédéfinies ?
Les informations obligatoires sont adaptées à vos processus. L'objectif est que toutes les informations déterminantes pour l'utilité de la visite soient disponibles avant le rendez-vous.
Que se passe-t-il lorsqu'un rendez-vous doit être créé sans les informations obligatoires ?
Cela est possible à titre de dérogation délibérée. L'opération est journalisée avec le nom, la date et l'heure et peut être consultée par la direction générale.
L'historique des rendez-vous reportés est-il conservé ?
Oui. Les reports et annulations sont consignés dans le dossier, de sorte que le déroulement reste traçable à tout moment.